发邮件的小窍门,让你在老师眼中闪闪发光!

2024-02-19 174

现在,微信已经成为我们日常生活中不可或缺的通讯工具,但对于在英国留学的同学来说,未来在学校与导师或各部门的沟通中,电子邮件将是更常用的通讯方式。今天,科博菌将为大家提供一些简单的技巧,帮助大家高效、正式和礼貌地给英国老师发送电子邮件。


1 基本结构

首先为大家介绍一下邮件的基本结构:邮件主题、自我介绍(名字+学号+课程编号)、邮件正文内容、礼貌和正式的表达、Double check(邮件是不能撤回的)、Thank you note/Kind regards


2 注意事项

1.查邮件是留学生的每日基本且十分重要的操作之一。

2. 邮件主题确保主题线条清晰并切入要点,例如:Question about my assignment 或者 Final essay questions

3.  注意礼貌用语。给比较熟络的导师写信时可以直接称呼名字,例如Dear Allen;如果不知道收信人姓名,可以写Dear Sir or Madam或者称呼某个部门Dear Admission Office等。

4. 请注意开篇礼貌问候,例如,Hope this email finds you well等。(如果给导师发邮件最好先做个简单自我介绍,并写明学号、选课。)

5.尽量避免超长邮件,只需简洁表达清楚本次邮件的意图即可,邮件冗长会给读者有些心理负担。邮件原则就是-直截了当,表达清晰,紧扣主题。教授一般都很忙,如果不想你的邮件被忽视或很晚被回复。第一句话就表达清楚你的诉求和疑惑,让你的读者可以迅速明白你这封邮件的目的是什么。

例如:I am writing to ask.../I was wondering if...

6. 表达诉求时使用Please, Thanks等礼貌用语。

7. 不要全文通篇都使用大写字母,这样虽然有强调之意但是也显得不礼貌。

8. 结尾时也请在自己的落款签名前加上Kind regards, Best wishes, Yours sincerely 等词语表示礼貌和尊敬。

9. 注意基本邮件格式及段落间的空行。

10. 发送前请仔细核对邮件内容,确认是否有拼写错误,是否附上了所需的附件,并确保收件人邮箱地址准确无误。一旦邮件发送出去,通常就无法撤回。


3 邮件小tips

第一印象要好

如果在上课的时候你的问题已得到解答,之后你仍要求老师再次答复,这给人留下的印象是你上课不够专心,可能会让老师感到很失望。因为这不仅浪费了他们的时间,也体现出你对课堂内容的不理解和不专心。

对伸手党say no

大多数电子文献均可在大学图书馆系统中检索到,但许多人仍选择做“伸手党”,直接联系教授以获取PDF文件。还有一些同学不好好阅读VLE上assignment details,反而去邮件问老师考试形式等信息。

用学校邮箱发邮件

每天老师都会收到很多电子邮件。如果你通过学校邮箱沟通,你的邮件就不会被误标为垃圾邮件。邮件需求是什么?邮件内容过长可能导致老师难以理解你的需求。建议在发送邮件时,明确指出你的具体需求。例如,你可以告知老师你希望延期提交论文,或者请求在特定时间之前得到回复,避免让老师猜测你的需求。


4 邮件模板

Dear Professor XXX

My name is XXX, and I am a student from your course XXX.

I am writing to ask about the structure of my research paper. Can you be kind enough to read my outline? Any suggestions would be appreciated.

Thank you and I will be eagerly waiting for your reply.

Best Wishes,

XXX

科博菌衷心希望以上小tips能帮到在英国的大家!